Як спростити життя собі та колегам і перейти на Google Docs

Як спростити життя собі та колегам і перейти на Google Docs

Чимало робочого часу займає збереження документів у файли текствого чи табличного редакторів Microsoft Word та Excel.

За традицією, їх використовують дотепер численні люди та організації – просто по звичці або тому, що не знають більш зручних альтернатив.

Проте сьогодні, коли бездротовий інтернет “на кожній кухні”, пропоную придивитися до більш сучасних і зручних альтернатив. Про них я в свій час дізналася від колег-фрілансерів, коли ми працювали одночасно в одному документі в режимі реального часу над спільним завданням від шефа, який керував усім цим “оркестром” із Таїланду.

Так я вперше познайомилася із Google Docs – набором електронних інструментів від всюдисущого гугла (текстовий, табличний редактор, форми та презентації), й відтоді тільки ними користуюся і намагаюся схилити до їхнього використання колег та знайомих. Для користування набором цим безкоштовним набором інструментів, вам потрібно просто зареєструвати собі електронну пошту на Gmail, якщо ви такої ще не маєте. Це займає кілька хвилин часу і у вас з’являється доступ до хмарного сховища Google Drive та інструментів Google Docs.

Стартова сторінка Google Docs
Стартова сторінка Google Docs


Адже, раніше, починаючи від скачування вкладеного в лист документу з третьою версією правок, доводилось вносити свої правки, знов зберігати-завантажувати-відправляти і знов отримувати документ з н-ою правкою. Через деякий час плутанини з останніми версіями та засміченням папки “Завантаження” не уникнути. Або, може я його на Робочому столі зберегла? Або в Документах?..

І головне – не відходити далеко від комп’ютера, щоб мати змогу всі необхідні правки виправити, завантажити і ще раз відправити…

Але, коли ви працюєте з Гугл документами, то зникає вся низка вищеперелічених проблем. По-перше, всі документи зберігаються “в хмарі” і ви побачите їх акуратним списком за останніми зміненими на сторінці Google Docs. Або на своєму Гугл Диску.

Ви можете працювати з ними зі свого ПК, ноутбука, планшета чи навіть телефона. Досить скачати тільки додаток, увійти у свій Google аккаунт і ви зможете змінювати документи з будь-якого пристрою, а зберігатимуться зміни щосекунди. Тобто, про факапи з незбереженою останнью версією файлу ви забудете як про вчорашній кошмар.

Якщо над документом ви працюєте з колегою чи колегами – просто надайте їм посилання для Спільного доступу, надіславши його через месенджери чи електронною поштою. Сміливо користуйтесь внутрішнім чатом, коментарями для обговорень та переглядом Історій змін, щоб синхронізувати вашу командну роботу.

Інтуїтивне меню дозволить вам переглядати кількість слів у документі, вставляти таблиці чи зображення, у макеті документу з допомогою підзаголовків створювати його зміст, і звісно ж, вивантажувати створені документи за необхідності у той же вордівський формат. Чи pdf чи який там уже від вас вимагають партнери, які ще не користуються Google Docs 🙂

До того ж, користування усім набором інструментів безкоштовне і не вимагає покупки якихось ліцензій. Єдиним недоліком, який я помітила – є неможливість працювати з ними без інтернет-підключення. Тому, коли збираєтесь далеко від цивілізації або в подорож Укрзалізницею, не забудьте вивантажити потрібні документи. 

Як звичайну екселівську таблицю перетворити в Google Sheet та надати до неї доступ іншим користувачам, дивіться в коротенькому відео.

Якщо було корисно, підписуйтесь і пишіть в коментарях, про що ще б хотіли, щоб я розповіла наступного разу 🙂

Оксана ЧОПАК

Leave a reply

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *